Draagvlak voor transitie ontstaat via cocreatie

Hoor je wel eens uitspraken als:

• "Alles wordt hier boven ons hoofd beslist!"

• "We worden niet gehoord."

• "Wat is er mis met hoe het nu loopt?"

• “Weer de zoveelste zinloze verandering!”

• …

Heel wat transities in organisaties lopen vast voor ze goed en wel begonnen zijn. Medewerkers hebben weerstand en leidinggevenden begrijpen niet waar die vandaan komt. Leren omgaan met de uitdagingen van onze snel veranderende, onzekere en complexe wereld vraagt om goed leiderschap en cocreatie. Welke stappen daarbij belangrijk zijn, leg ik uit in deze blog.

(H)erken de transitiefases in de onderstroom

Om een verandering te laten slagen, moet er niet alleen aandacht zijn voor de bovenstroom, maar ook de onderstroom in organisaties. Wanneer een organisatie een beweging maakt naar een gewenste situatie moeten er allerlei zaken aangepast worden in de bovenstroom. Denk maar aan systemen waarmee organisatie werken, andere rolbeschrijvingen, misschien een nieuwe organisatiestructuur, …

Het ontwikkelen van ander gedrag situeert zich echter in de onderstroom. Betekenisvol veranderen lukt pas als het systeem het psychologisch proces maakt van de oude naar de nieuwe situatie in die onderstroom. En net daar loopt het vaak mis. In heel wat organisaties waar ik kom, hopen directieleden en leidinggevenden dat aan enkele knoppen draaien in de bovenstroom voldoende is. De emoties die bij verandering komen kijken, vinden ze eerder lastig en willen ze liefst snel laten passeren. Zo werkt het jammer genoeg niet.  

Vanuit systemisch oogpunt ga je in de onderstroom door vijf verschillende fasen bij transitie: urgentie, loslaten, niet-weten, creatie en uiteindelijk een nieuw begin. Het gedrag dat je doorheen deze fasen tegenkomt in organisaties heeft wel degelijk een functie. Omarm dit gedrag, hoe lastig het ook is. 

In hun boek Systemisch Transitiemanagement nemen Maaike Thiecke en Bianca van Leeuwen ons mee doorheen de vijf fasen die uiteindelijk leiden naar transformatie binnen organisaties. Verandering die van betekenis is en waar ik (en vele collega’s met mij) voor wil staan. Geen oppervlakkige verandering, maar een duurzame verandering. Het boek is een echte aanrader voor wie zich verder wil verdiepen in systemisch transitiemanagement. Voldoende stilstaan bij hetgeen er gebeurt doorheen de verschillende fasen is cruciaal. Elke organisatie gaat bij een veranderproces doorheen deze fasen. Ieder op zijn manier, maar de fasen met het bijhorende gedrag van medewerkers herkennen en erkennen, zal het veranderproces uiteindelijk versnellen en vergemakkelijken. 

Heb oog voor het waarom van de weerstand

Bij een verandering zoekt een systeem steeds naar balans. Elk systeem is immers gericht op het behouden van de status quo. Weet dus dat ieder systeem bij verandering zo snel mogelijk terug naar de gekende situatie wil. Weerstand is dus onvermijdelijk. Medewerkers die weerstand bieden terug aan boord krijgen, kan dan alleen door met hen te spreken over het waarom van hun weerstand. Verzacht hun pijn niet, maar neem het serieus. Zodra ze zich oprecht gehoord voelen, kunnen ze weer ontspannen en komt er ruimte om los te laten. Belangrijk hierbij is om:

• Hen niet te zien als lastige medewerkers, maar hun kritische noot te beschouwen als meerwaarde voor de veranderbeweging. Het zijn net zij die je zinvolle informatie geven over wat het systeem wel en niet los te laten heeft. 

• Hun weerstand te erkennen. Sta er voldoende bij stil en leer er iets uit. Wees oprecht nieuwsgierig naar hun verhaal en kijk wat dit zegt over de hardnekkige patronen van de organisatie. Enkel zo kan het vastgelopen systeem zich gaan helen.

Betrek je medewerkers vanaf het begin

Betrek medewerkers meteen in de transitie van jouw organisatie. Dit start bij de urgentiefase. Zie en voel alleen jij als beleidsmaker de urgentie van de veranderbeweging of is dit algemeen gedragen? Mensen komen pas in beweging als ze voelen dat de verandering nu echt moet en gaat gebeuren.  

Medewerkers betrekken, doe je niet door hen éénmalig te informeren. Draagvlak creëren vraagt tijd en vooral cocreatie. Laat hen meedenken over wat de organisatie nodig heeft. Wees eerlijk over de lijnen die vastliggen en schets ruimte voor de lijnen die je medewerkers wél mee kunnen uitzetten. Een transitie is dus geen eenmalig proces, maar een permanente zoektocht die jullie samen aangaan.

Experimenteer

Durf te experimenteren als organisatie. Je kan uren, dagen en maanden blijven sleutelen. Het proces zal nooit volledig afgerond zijn. Als organisatie ben je namelijk voortdurend in beweging en net die mindset moet groeien bij alle medewerkers. Start dus gewoon! 

• Werk vanuit ‘het hier en nu’ en blijf aandacht hebben voor de emoties die bij transitie naar boven komen, zonder er een oordeel over te vellen. 

• Durf springen. Alleen zo kan je misschien de eerste successen boeken. Het zijn net die successen - hoe klein ook - die mensen enthousiast maken. Het doet het geloof groeien in wat eerst onmogelijk leek. Enthousiaste medewerkers zijn trouwens je beste ambassadeurs!

Geef niet op

Experimenteren is een leerproces en uiteraard horen fouten maken daarbij. In organisaties waar fouten gemaakt mogen worden, zie ik vaak meer energie stromen. Geef niet op als het minder gaat en de veranderbeweging stil lijkt te vallen of de weerstand aan blijft houden. Dit is doorheen alle transitiefasen heel normaal. Het systeem blijft pogingen doen om de gekende situatie te behouden of te herstellen.  

Kies bewust voor dialoog. In gesprek blijven gaan zorgt ervoor dat je elkaar niet verliest tijdens het verandertraject. Net de mensen die lijken af te haken, brengen weer nieuwe zinvolle informatie over het systeem.  Neem op regelmatige tijdstippen ruimte om te evalueren. Finetunen is essentieel. Ook hiervoor is de input van medewerkers van onschatbare waarde. Omarm hen als experten en laat je door hen inspireren.

Impact helpt je op weg

Zonder aandacht voor de fasen waar het systeem en medewerkers tijdens een transitie doorheen moeten, is de kans groot dat je de finish niet haalt. Maar je staat er niet alleen voor!

• Ik begeleid transitietrajecten in organisaties en onderzoek welke zaken aangepakt moeten worden om te kunnen evolueren naar een nieuwe identiteit. Het is zoveel meer dan enkele acties op papier zetten en van start gaan. Samen gaan we aan de slag met de cruciale onderstroom, zonder de bovenstroom uit het oog te verliezen. 

• Heb je nood aan een klankbord tijdens de transitie van jouw organisatie? Boek een gratis oriëntatiegesprek en we bekijken samen hoe ik jouw organisatie kan helpen een positieve beweging te maken.

Dit artikel is grotendeels gebaseerd op het boek Systemisch Transitiemanagement van Maaike Thiecke en Bianca Van Leeuwen overgoten met eigen bevindingen vanuit verandertrajecten in organisaties waar ik werk.